Automatiser le traitement des mails et documents entrants
Vos équipes passent leurs journées à lire ce qui n'appelle aucune action.
Des centaines de mails par jour, des pièces jointes à recopier, des points d'avancement à rédiger. Dans la masse, quelques messages comptent vraiment : une réclamation sérieuse, une promesse à suivre, une demande qui ne peut pas attendre. Ils sont repérés trop tard, ou par hasard.
Pour qui ?
Vous recevez chaque jour des centaines de mails liés à des dossiers, sur des adresses partagées.
Un client promet par mail de renvoyer une pièce ou de rappeler, et personne ne vérifie qu'il l'a fait.
Une réclamation sérieuse est restée plusieurs jours sans réponse, noyée dans le reste.
Vos collaborateurs recopient à la main les références, montants et coordonnées des documents reçus.
Vos chargés rédigent chaque jour les mêmes réponses et les mêmes points d'avancement.
Le ton et l'exactitude des mails envoyés dépendent de qui les écrit.
Ce qui coince
Le tri dépend de la vigilance de chacun
Personne ne peut tout lire. Ce qui demande une action est repéré quand quelqu'un tombe dessus. Un engagement non tenu se découvre des semaines plus tard.
Les filtres ne comprennent pas le métier
Une règle de messagerie trie sur l'expéditeur ou sur un mot-clé. Elle ignore qu'un même expéditeur peut écrire pour trois dossiers différents. Elle ne sait pas non plus qu'une promesse ne mérite une alerte que si elle n'a pas été tenue.
La ressaisie propage les erreurs
Un chiffre mal recopié, une référence inversée, un document rattaché au mauvais dossier : l'erreur passe inaperçue au moment où elle se produit, puis se propage dans tout le dossier.
La rédaction mange le temps du traitement
Chaque réponse demande de relire l'historique, de vérifier où en est le dossier, puis d'écrire dans le ton de la maison. Les modèles de mails figés ne couvrent pas les cas réels, et les points d'avancement sautent les jours chargés.
Pourquoi les outils du marché ne suffisent pas
Les briques existent, et nous les utilisons. Les services d'extraction documentaire lisent une facture mieux que personne. Les assistants d'écriture rédigent bien. Les messageries savent filtrer.
Aucun ne sait quoi faire du résultat dans votre processus. Quelle donnée fait foi quand le document et votre base divergent ? Quand un message mérite-t-il une alerte, et quand ne la mérite-t-il plus ? Quels faits du dossier un brouillon doit-il reprendre ? Le gain vient de ces règles et de leur intégration à votre application, pas de la lecture seule.
Notre intervention
Tout commence par un Tour d'horizon, gratuit, sous 72 heures. Nous regardons ce qui arrive chez vous, en quels volumes, et ce que vos équipes en font. C'est souvent là qu'apparaît le traitement le plus rentable à automatiser.
Une Étude Écouter & Cadrer fixe ensuite le premier périmètre : les flux à traiter, les catégories et les règles d'alerte, le coût d'usage visé. Elle coûte de 1 000 à 5 000 € HT, déduits du projet s'il démarre dans les trois mois. Le développement se fait au forfait, un traitement à la fois.
Lire les mails, classer sans rédiger
Chaque mail entrant utile est analysé par un modèle qui choisit dans des catégories définies avec vous : demande urgente, promesse à suivre, réclamation, message sans enjeu. Un filtrage en amont écarte les notifications avant même l'analyse.
Alerter au bon moment, puis se taire
Ce qui est urgent remonte tout de suite. Ce qui demande seulement un suivi remonte à l'échéance, et disparaît si le dossier a avancé entre-temps. Vos équipes traitent une liste courte et filtrable, pas une boîte de réception.
Lire les pièces, signaler l'écart
Au dépôt d'une facture, d'un bon de commande ou d'un justificatif, les informations utiles sont extraites et proposées à la saisie. Si le document et la saisie ne concordent pas, l'écart est signalé à l'équipe plutôt que corrigé en silence.
Préparer les réponses, laisser l'envoi à l'humain
Le brouillon part du dossier : derniers échanges, état réel, ton de la maison. Il répond aux échanges ou fait un point de situation. Il n'est jamais envoyé sans relecture.
Ce que vous obtenez
Les messages qui comptent en tête de liste, le jour où ils arrivent. Des promesses suivies sans vérification manuelle. Des pièces contrôlées au dépôt. Des réponses relues plutôt qu'écrites de zéro. Et le coût de chaque appel au modèle journalisé.
Le premier échange est gratuit.
Quand ce n'est pas le bon choix
Avec quelques dizaines de mails par jour, une boîte partagée bien organisée fait mieux qu'un modèle, et pour rien.
Si vos pièces arrivent déjà structurées, par un flux EDI ou l'API d'un partenaire, il n'y a rien à lire : il faut les brancher.
Et nous ne construisons pas de réponses envoyées sans relecture humaine. Si c'est votre objectif, ce n'est pas nous.