Alliance E-RFQ

Plateforme destinée à digitaliser intégralement les demandes de certification « European Flax ». Elle vise à fluidifier le parcours de demande, renforcer la qualité des données collectées et améliorer le pilotage des processus de certification.

Client Alliance for European Flax-Linen & Hemp

Expertises Conception / Développement sur-mesure / Maintenance technique / Ruby on Rails

Besoin

Après la refonte de son site institutionnel avec Opsone, l’Alliance a voulu poursuivre sa transformation digitale en dématérialisant entièrement le processus de demande de certification, pour répondre à plusieurs enjeux stratégiques :

Moderniser un formulaire papier devenu obsolète, jusqu’alors rempli en PDF et transmis par email.
Améliorer la qualité des données collectées, grâce à un formulaire dynamique en ligne et des workflows de validation.
Gagner en efficacité opérationnelle, en réduisant les tâches manuelles et en fluidifiant les échanges avec les organismes certificateurs.
Disposer d’outils de suivi et de pilotage, avec tableaux de bord, notifications et statistiques en temps réel.
Accompagner la montée en charge des demandes de certifications tout en fiabilisant la mise à jour de l’annuaire des certifiés.

Intervention Opsone

Nos équipes ont conduit le projet en plusieurs étapes :

Phase de cadrage rapide pour définir les besoins fonctionnels, techniques et budgétaires.
Ateliers UX/UI pour produire les wireframes de la plateforme et les spécifications détaillées selon les profils utilisateurs (demandeur, certificateur, Alliance).
Développement d’un formulaire multi-étapes intelligent, intégrant : aide contextuelle, champs conditionnels, contrôles de cohérence et sauvegarde brouillon.
Mise en place de workflows personnalisés selon la provenance de la demande (Europe, Asie...), avec connexion par magic link pour les collaborateurs des organismes certificateurs.
Intégration dans l’écosystème existant, rapprochement des données avec la base de certifications et synchronisation des certificats PDF.
Recette fonctionnelle agile, documentation utilisateur, et accompagnement à la prise en main.

Résultat

La solution E-RFQ s’intègre aujourd’hui pleinement à l’écosystème digital de l’Alliance. Elle permet :

Une saisie guidée, fiable et fluide des demandes,
Un pilotage centralisé et réactif du processus de certification,
Une réduction des tâches manuelles et des points de friction,
Un gain notable de productivité pour les équipes de l’Alliance,
Et une meilleure visibilité stratégique sur les demandes à venir, y compris celles en provenance des Local Offices à l’international.

Cette plateforme constitue un socle essentiel à la fiabilisation des données de certification et aux efforts entrepris en matière de traçabilité.

A découvrir également

Alliance for European Flax‑Linen & Hemp : Plateforme web de l’Alliance du Lin et du Chanvre européens.
Alliance Plateforme Sourcing : Plateforme destinée à digitaliser intégralement les demandes de certification « European Flax ».

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