Etude de cas : Eyrolles-Dlivres où un site extranet interconnecté avec un système d'information
Le groupe Eyrolles a fait confiance à Opsone pour réaliser un site extranet interconnecté...
Au sein de la société les éditions Eyrolles le service Dlivres en charge de l'activité de VPC grands comptes doit se doter d'un site extranet pour permettre à ses clients de suivre le traitement de leurs commandes ainsi que de leurs budgets. Le service Web des éditions Eyrolles responsable de ce projet a fait appel à Opsone pour la conception et la réalisation de ce produit.
Pour mener à bien ce projet Opsone a mis à contribution son expertise en :
- Conseil (métier, système d'information, ergonomie),
- Gestion de projet (analyse des besoins, planification/pilotage de projet),
- Développement technique (développement PHP, MySQL, JS, CSS...)
Etape 1 : Audit fonctionnel
Analyse du processus de gestion
La mise en place d'un outil en ligne de suivi de commande et de suivi budgétaire peut nécessiter des adaptations au niveau du processus de gestion des commandes et des factures client du service Dlivres. C'est pourquoi afin de proposer une solution pertinente Opsone a effectué un audit du processus métier afin de déceler les points fonctionnels et organisationnels à réadapter au préalable pour envisager d'ouvrir ce nouveau service sur Internet.
Préconisations métier
L'étude menée auprès du service Dlivres a permis d'identifier plusieurs points à améliorer. L'un des axes d'amélioration par exemple concerne les commandes clients qui n'étaient pas enregistrées par les chargés de clientèle dans le système d'information. Opsone a proposé une évolution du processus métiers et a accompagné Eyrolles dans la prise en compte de ses recommandations.
Etape 2 : Audit technique
Analyse du système d'information
Le système d'information des éditions Eyrolles doit s'adapter à la fois aux évolutions du processus métier et aux nouveaux besoins générés par le futur site extranet du service Dlivres. Pour ce faire Opsone a audité l'outil de gestion commercial d'Eyrolles pour proposer les adaptations nécessaires.
Préconisations techniques
L'étude menée auprès du service Informatique des éditions Eyrolles a permis de cadrer les développements à apporter pour répondre à la fois au nouveau processus métier et au futur site extranet du service Dlivres. Un des points important de l'analyse technique est la description des modalités d'échange entre le système d'information des éditions Eyrolles et le futur site du service Dlivres.
Etape 3 : Spécifications détaillées
Livraison et validation du document de spécifications
En sortie de ces phases d'audit Opsone a livré un document complet de spécifications recouvrant les aspects métier et les aspects techniques aussi bien au niveau du système d'information des éditions Eyrolles que du futur site extranet du service Dlivres. Ce document a été validé par les différentes Directions du groupe Eyrolles impliquées dans le projet et a servi de support à l'étape suivant à savoir la réalisation technique.
Etape 4 : Réalisation technique
Evolution du système d'information et développement du site Internet
La première étape de la phase de réalisation est d'apporter les évolutions au système d'information des éditions Eyrolles pour permettre au service Dlivres d'appliquer le nouveau processus de gestion. Opsone a accompagné et conseillé l'équipe projet du service informatique des éditions Eyrolles dans la réalisation technique.
Parallèlement l'équipe de développement d'Opsone a réaliser le site Internet en respectant les modalités d'échange avec le système d'information décrit dans le cahier des charges.
Parallèlement l'équipe de développement d'Opsone a réaliser le site Internet en respectant les modalités d'échange avec le système d'information décrit dans le cahier des charges.
Livraison et test
Grâce au respect des spécifications détaillées aussi bien du côté "système d'informations" que du côté "web" la mise en oeuvre de l'extranet a été un succès et la communication entre les 2 systèmes n'a posé aucun problème.
Etape 5 : Accompagnement au changement
Afin de garantir la bonne prise en compte du nouveau processus de gestion et l'adoption du nouvel outil extranet, Opsone a accompagné le service Dlivres à travers des formations dispensées à l'équipe de chargés de clientèle et la mise à disposition d'un support téléphonique.
Conclusions
La satisfaction du client
Le résultat de cette démarche de travail sérieuse et professionnelle se traduit par :
- Un nouveau processus :
- répondant au besoin métier
- intégré dans le système d'information
- compris et adopté par les chargés de clientèle du service Dlivres
- Un site Internet du service Dlivres :
- opérationnel et performant
- communiquant avec le système d'information
- ergonomique
- Et surtout la satisfaction de notre client que nous vous invitons à découvrir dans la partie témoignage ci-dessous !
Témoignages
Sylvie CHAUVEAU - Responsable Service D.Livres - Groupe EYROLLES
“... Merci à toute l'équipe Opsone pour ce travail de qualité ...”
“Opsone a réalisé un travail d'une très grande qualité dans le développement de notre projet d'extranet de suivi de commandes pour nos clients grands comptes. J'ai particulièrement apprécié leur professionnalisme, leur capacité d'écoute et d'analyse de nos besoins ainsi que leur capacité à fédérer et coordonner les différents acteurs du projet en interne.
Ce projet a été mis en place dans un délai très court et malgré les difficultés rencontrées, Opsone a tenu le calendrier.
Merci à toute l'équipe Opsone pour ce travail de qualité !”
Eric Fageol - Responsable Internet & Intranet - Groupe EYROLLES
“...Opsone a su particulièrement bien maîtriser l'articulation entre la maîtrise d'ouvrage, les utilisateurs et les différents informaticiens...”
“Nous avions déjà travaillé avec la société Opsone et avions pu apprécier la qualité de leurs développements, leur réactivité et leur capacité à respecter des délais. Avec notre projet Dlivres, extranet de suivi de commande pour nos clients "grands comptes", pour la première fois, nous avons fait appel aux compétences de conseil et d'assistance à gestion de projet chez Opsone.
En relation avec le responsable de l'équipe Dlivres, les chargés de clientèle et le service informatique d'Eyrolles, Opsone a pu rapidement établir des spécifications fonctionnelles pour l'application Dlivres.com intégrant les modalités d'échanges à mettre en place entre celle-ci et l'application de gestion, et nous conseiller sur l'évolution nécessaire des procédures suivies par les chargés de clientèle.
Malgré un calendrier très serré, Opsone a su ensuite livrer le site extranet dans les temps, tout en accompagnant mes collègues dans la mise en place des nouvelles procédures, la réalisation des adaptations de notre système d'information et dans la mise en oeuvre des échanges de données.
Sur ce projet, la société Opsone a su particulièrement bien maîtriser l'articulation entre la maîtrise d'ouvrage, les utilisateurs et les différents informaticiens concernés chez Eyrolles et chez elle, et nous a permis le lancement du site dans les délais prévus.”
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